Como modernizar as ferramentas de TI para melhorar o supply chain

Questões globais de distribuição e supply chains cada vez mais complexos estão obrigando as empresas a modernizar as ferramentas que usam para prever a demanda e para planejar como atender a ela.

As empresas precisam modernizar seus supply chains. Isso era óbvio mesmo antes de os portos congestionados e a escassez de peças e mão de obra começarem a ameaçar os supply chains no início da pandemia de COVID-19, dois anos atrás.

A capacidade das empresas de prever a demanda e determinar como atender a ela foi desafiada ainda mais pelo alcance cada vez mais global dos supply chains. E os líderes em supply chain não se ajudaram nem um pouco ao se apegarem a sistemas manuais e softwares antiquados, inclusive um aplicativo muito usado que é tão antigo, que o fornecedor deixará de oferecer suporte para ele em breve.

Os inovadores passaram a adotar sistemas de última geração, e os demais estão começando a seguir esse exemplo. Os novos aplicativos incorporam IA, machine learning e data analytics para acelerar a tomada de decisões e preparar o terreno para o planejamento autônomo. Em nossa pesquisa com dezenas de executivos de supply chain, 90% disseram que preveem reformular a TI de planejamento nos próximos cinco anos. De cada cinco, quatro preveem usar ou já usam IA e machine learning no planejamento, um fator-chave para as implementações de TI de supply chain.

A modernização pode tornar os supply chains mais resilientes e eficientes. Mas se trata de um investimento importante – e o sucesso não é garantido. De acordo com os executivos que entrevistamos, 60% das implementações de TI de planejamento do supply chain precisam de mais tempo ou dinheiro do que previsto ou não alcançam os resultados empresariais esperados.

E os líderes em supply chain não se ajudaram nem um pouco ao se apegarem a sistemas manuais e softwares antiquados, inclusive um aplicativo muito usado que é tão antigo, que o fornecedor deixará de oferecer suporte para ele em breve.

As empresas podem melhorar os resultados das iniciativas de upgrade incorporando três elementos críticos ao processo de adoção de novos sistemas de TI de planejamento do supply chain: um desenho de processos voltado ao futuro, uma seleção de fornecedores bem definida e um roteiro de implementação que priorize a disponibilização de recursos básicos antes de adicionar casos de uso mais complicados. Para maximizar o investimento considerável que um upgrade representa, as empresas devem reforçar esses elementos com mudanças organizacionais apropriadas, atualizações de processos empresariais e capacitações.

Por que é difícil atualizar a TI de planejamento do supply chain

Apesar das vantagens oferecidas pelos sistemas modernos de TI de planejamento do supply chain, a grande maioria das empresas ainda usa métodos manuais ou desatualizados, conforme ilustrado no Quadro 1.

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Quase três quartos das funções de supply chain recorrem ao método mais simples: as planilhas. Além disso, mais da metade usa o SAP Advanced Planning and Optimization (APO), um aplicativo popular, mas antiquado, de planejamento do supply chain que a SAP lançou em 1998 e para o qual deixará de dar suporte em 2027. Em determinados setores, a proporção de usuários do APO é ainda maior: 75% a 80% das empresas dos ramos automotivo, químico e de varejo que pesquisamos.

Os líderes em supply chain sabem que os métodos atuais precisam mudar e estão tomando medidas nesse sentido. Dos executivos que pesquisamos, 90% pretendem implementar uma nova solução nos próximos cinco anos, e 23% já implementaram.

Quando fazem upgrade, os líderes em supply chain adicionam capacidades de tecnologia avançada. Dos executivos que pesquisamos, 20% implementaram IA e machine learning em algum tipo de atividade de planejamento do supply chain, e outros 60% pretendem implementar futuramente (Quadro 2). Entre as principais aplicações de IA e machine learning estão o planejamento da demanda e o planejamento das vendas e operações, além de torre de controle e outras.

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Diversos fornecedores de software de supply chain oferecem aplicativos com IA e machine learning. Com base em nossa pesquisa, vemos empresas mudando das soluções atuais para soluções futuras que incorporam essas tecnologias avançadas, conforme ilustrado no Quadro 3.

No entanto, diversos desafios atrapalham a implementação de novos sistemas de planejamento.

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Os upgrades são caros e demorados

As empresas conservam sistemas mais antigos devido ao tempo e ao dinheiro necessários para substituí-los, apesar de os upgrades trazerem benefícios substanciais. Os recursos necessários para fazer um upgrade dependem da complexidade do supply chain da empresa. As empresas levam 2,8 anos, em média, da seleção do fornecedor à implantação completa. Os setores com supply chains altamente complexos, como o de produtos farmacêuticos, normalmente levam de quatro a seis anos e gastam de € 55 milhões a € 110 milhões ($ 62,5 milhões a $ 125 milhões) para implementar plenamente um novo sistema de planejamento do supply chain. Já os setores com supply chains menos complexos, como o de bens de consumo, podem levar de dois a três anos e gastar cerca de € 15 milhões ($ 17,5 milhões) com um novo sistema.

A seleção de fornecedores é crítica – e difícil

Ao fazerem upgrade dos sistemas de TI de planejamento, os líderes em supply chain avaliam, em média, dois fornecedores em potencial para determinar qual sistema melhor atende aos desafios de planejamento específicos. Mas alguns chegam a avaliar oito. Os líderes em supply chain costumam avaliar os fornecedores levando em conta os requisitos funcionais, a maneira pela qual o sistema se integra aos aplicativos de supply chain existentes e os custos iniciais e operacionais.

As implementações não saem como planejado

Dos executivos que entrevistamos, 45% disseram que o maior obstáculo ao lançamento de um projeto era a falta de consenso quanto aos requisitos técnicos e de processo do novo sistema. Outros 35% disseram que o impacto do novo sistema de planejamento não correspondeu às expectativas, e 28% disseram que tiveram dificuldade para criar um caso de negócios convincente que justificasse a mudança para um novo sistema.

Implementação bem-sucedida da TI de planejamento do supply chain

Quando as implementações de TI de planejamento fracassam, 60% das vezes isso acontece de uma destas três maneiras: elas não são concluídas a tempo, estouram o orçamento ou não geram os resultados esperados. Os fracassos são indicadores de que os processos estão mal desenhados ou carecem das capacidades necessárias, ou de que a mudança foi mal gerida.

As empresas poderão superar os desafios e aumentar a probabilidade de sucesso de um sistema de TI de planejamento do supply chain se incorporarem três elementos-chave ao processo de implementação (Quadro 4).

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Um desenho de processos de planejamento bem articulado

Incluir automação não corrige magicamente processos deficientes. A fim de tirarem máximo proveito dos novos sistemas, as empresas precisam primeiramente implementar processos de planejamento bem definidos. Para tanto, elas precisam entender seus objetivos e criar descrições detalhadas das atividades de planejamento que o novo sistema cobrirá para atingir esses objetivos. Para criarem os processos de ponta a ponta certos, as empresas podem fazer as seguintes perguntas:

  • Quais são nossos principais pontos críticos?
  • Como seria nosso sistema ideal de planejamento do supply chain?
  • Quais partes do sistema atual precisam mudar para transformá-lo em nosso sistema ideal?
  • Quais indicadores de desempenho devemos usar para medir o sucesso?

A partir daí, elas podem determinar quais processos de baixo nível podem ser automatizados a fim de liberar funcionários para lidarem com problemas mais complexos, como a gestão do estoque ou o reabastecimento de matérias-primas. Podem também determinar onde implementar a IA para tarefas altamente complexas com as quais as pessoas geralmente têm dificuldade, como a previsão da demanda por parte dos clientes.

Os líderes podem analisar as etapas existentes dos processos de planejamento para determinar como os novos sistemas poderão ajudar em cada uma delas. No planejamento da demanda, por exemplo, o novo sistema poderia fazer previsões iniciais com base em advanced analytics, previsões estas que os especialistas analisam e adaptam para criar uma única previsão voltada a todas as atividades downstream. No planejamento de suprimentos, o novo sistema poderia ajudar na identificação de possíveis gargalos e no planejamento voltado a eles. Incorporar um esquema de torre de controle à TI de supply chain pode solucionar desequilíbrios de curto prazo entre a oferta e a demanda, fornecendo insights prospectivos sobre possíveis faltas de estoque.

Um processo de seleção de fornecedores bem definido

Uma vez que os líderes tenham identificado os processos que um sistema de planejamento deve cobrir, eles podem criar um esquema para avaliar possíveis fornecedores. O processo de seleção de fornecedores tem três partes:

  • Uma lista de requisitos empresariais. Um conjunto sucinto de requisitos abrange todo o escopo do aplicativo, bem como recursos imprescindíveis e desejáveis.
  • Critérios de avaliação claros. Os fornecedores que dispõem de sistemas que atendem aos requisitos empresariais básicos podem ser avaliados com relação a aspectos mais detalhados do desenho de processos; por exemplo, de que maneira ferramentas e recursos específicos correspondem às necessidades da empresa.
  • Dois ou três casos de uso “imprescindíveis”. Durante uma apresentação de vendas para ver o desempenho do aplicativo, a equipe de supply chain pode pedir aos fornecedores em potencial que demonstrem como seus sistemas lidariam com casos de uso prioritários. Nas demonstrações, os usuários podem pedir aos fornecedores que simulem dificuldades ou problemas comuns que enfrentam, para terem uma ideia realista de como o sistema funcionaria em seu ambiente.

Em vez de envolverem somente os líderes nas avaliações e demonstrações de fornecedores, as empresas podem pensar em incluir funcionários que oferecem uma perspectiva da linha de frente, como aqueles que usam o sistema de planejamento existente ou que usariam o novo software. Em uma empresa de biotecnologia dos EUA que estava fazendo upgrade de seu sistema de TI de planejamento do supply chain, os planejadores de oferta e demanda participaram de demonstrações de fornecedores, já que seriam os usuários mais frequentes de uma nova plataforma.

Um roteiro de implementação multifásico

A pesquisa com executivos de supply chain confirmou que as demoradas implementações de software são um ponto crítico importante. Corrigir isso requer a criação de um roteiro de implementação multifásico bem definido. Esse roteiro prioriza os testes e a implantação dos recursos imprescindíveis antes da adição dos recursos desejáveis. Ele garante que o trabalho de implementação possa ser feito em um ritmo ágil ou de sprint com rodadas repetidas de desenho e testes. E inclui todos os componentes de gestão de mudanças necessários para envolver os planejadores do supply chain e outros usuários de um novo sistema na implementação o mais cedo possível para que a transição seja o mais suave possível.

Quando a empresa de biotecnologia norte-americana mencionada acima começou a fazer o upgrade para seu novo sistema, a equipe de implementação trabalhou em sprints de seis semanas, começando por um produto viável mínimo apenas com funções comuns, de modo a simplificar o entendimento e os testes por parte dos usuários. Após cada sprint, eventuais erros que os testadores encontravam eram coletados em um registro de problemas e tratados por ordem de importância. Os testadores também diziam de quais recursos precisavam para o sistema entrar em funcionamento e quais podiam ser incluídos em uma lista de espera a ser abordada posteriormente no ciclo de desenvolvimento.

A etapa final do lançamento de um novo sistema é sua execução em paralelo com o sistema existente por tempo suficiente para garantir que ele funcione em um contexto do mundo real e para continuar a fazer melhorias antes de desativar o sistema antigo.

A mudança para um novo sistema não se resume à tecnologia. As empresas precisam preparar os funcionários para usá-lo de modo a garantir que estejam envolvidos e que adiram aos novos processos e maneiras de trabalhar. Uma maneira de pôr isso em prática é fazer com que uma equipe, região ou unidade de negócios comece a usar o novo sistema para mostrar a outras equipes ou unidades como as coisas funcionam e divulgar os benefícios do sistema. Os líderes seniores devem atuar como modelos para reforçar novas formas de trabalhar, o que sinaliza o compromisso com a transformação.

Considerações adicionais

Para que uma transformação seja bem-sucedida, as empresas também precisam fazer o seguinte:

  • Manter o cliente no centro da mudança. No início da transformação, defina objetivos claros que explicitem como a mudança vai melhorar a experiência do cliente. Para cada decisão, pergunte: “Como essa mudança afetaria nossos clientes?”
  • Desenvolver capacidades internas. Treinar o pessoal nas novas maneiras de trabalhar exigidas pelo novo sistema torna a transferência pelo fornecedor mais fácil e rápida e deixa a organização menos dependente de ajuda externa no longo prazo.
  • Usar aprendizagem presencial e online. Para obter adesão às novas maneiras de trabalhar, use a aprendizagem experiencial e o modelo de influência e crie espaços seguros para a aprendizagem. Desenvolver treinamentos em torno das jornadas do usuário também ajuda.

Pode parecer algo desanimador, mas é possível fazer o upgrade dos sistemas de planejamento do supply chain com a abordagem certa. E os benefícios potenciais são significativos: processos de planejamento aprimorados, sistemas mais adequados às necessidades da empresa e, em última análise, um supply chain mais eficiente e resiliente.

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