Enquanto as organizações e seus líderes se preparam para o novo normal, os diretores de procurement (CPOs, na sigla em inglês de “chief procurement officers”) de indústrias de todo o mundo encaram o imperativo estratégico de cortar custos. No entanto, desafios como a fragmentação, a transparência reduzida e a colaboração multifuncional limitada diminuem o potencial de economia – sobretudo no que diz respeito a peças de alto volume e baixa complexidade. A manutenção das restrições às viagens em virtude da pandemia de COVID-19 está limitando ainda mais a capacidade dos departamentos de procurement de otimizar os gastos.
Além disso, devido a restrições como requisitos de qualificação rigorosos, aliadas à estruturação e codificação limitadas das abordagens atuais, as empresas muitas vezes dependem dos tradicionais fornecedores de fonte única localizados perto de suas instalações de produção. Ademais, uma cauda longa de categorias de gastos simples, comoditizadas e altamente diversificadas (como fixadores, pequenas peças usinadas e componentes eletrônicos) é frequentemente negligenciada como fonte de iniciativas de eficiência, embora apresente um potencial de economia substancial. Isso se deve a fatores que incluem uma profusão de números de peça, requisitos técnicos rígidos e bases de fornecimento consolidadas que frequentemente abrangem apenas alguns players qualificados.
Os eventos digitais com fornecedores (conhecidos como “digital supplier days” ou DSDs) podem superar muitos desses desafios, comprimindo semanas – ou mesmo meses – de pesquisas e negociações em um único evento de múltiplos dias (quadro). Acelerados, baseados em analytics e caracterizados por negociações remotas, os DSDs destinam-se a lidar com categorias fragmentadas e gastos de cauda longa. Ao criarem um forte senso de concorrência saudável entre os fornecedores, com visibilidade em tempo real dos resultados das negociações, os DSDs podem ajudar os players industriais a desenvolver supply chains mais robustos e flexíveis, reduzindo os custos em mais de 20% e os prazos de entrega em 15% – tudo isso com um processo de negociação rápido e praticamente nenhuma logística para reunir os fornecedores.
Os DSDs utilizam uma ferramenta de analytics sob medida e suportam negociações em tempo real por meio de definição dinâmica de preços-alvo, avaliação de solicitação de cotação (RFQ) em várias dimensões (inclusive custo, prazo de entrega e qualidade) e otimização de cenários. Com base na recente proliferação e aceitação mais ampla das plataformas de colaboração remota, essa ferramenta possibilita a otimização multivariável de cenários de maneira flexível e amigável. Isso permite que os usuários extraiam mais valor dos lances, levando em consideração não só a avaliação do melhor preço, mas também os efeitos sobre a qualidade e o prazo de entrega.
Além disso, a ferramenta ajuda as empresas a identificar a melhor estratégia de procurement para cada commodity por meio de simulações de alocação por participação de mercado, com controle do custo total de propriedade e do risco de supply chain, o que evita fornecedores de fonte única nas principais commodities. Por fim, uma rede de especialistas em procurement e negociação facilita a implantação da ferramenta e pode ajudar no aperfeiçoamento das táticas de negociação.
Empresas de todos os setores têm aplicado a metodologia dos DSDs para levar mais eficiência às suas atividades de procurement, obtendo prazos de entrega mais curtos e custos mais baixos. Além disso, os DSDs vêm ajudando as empresas a reduzir a carga de trabalho dos compradores, otimizar as bases de suprimentos, aumentar a resiliência e desenvolver relacionamentos mais sólidos com os fornecedores.
A título de exemplo, um player do setor aeroespacial e de defesa que negociou 1,4 mil unidades de manutenção de estoque (SKUs) em um DSD obteve uma economia de custo total de 20% e, ao mesmo tempo, consolidou os gastos com um grupo seleto de fornecedores mais confiáveis e praticamente eliminou o risco relacionado a fonte única. Da mesma forma, uma empresa de maquinário de petróleo e gás que negociou 3,1 mil SKUs ao longo de quatro semanas reduziu os custos e os prazos de entrega em 15%. Várias outras empresas de setores avançados têm usado DSDs para reformular sua estrutura de custos e otimizar sua base de fornecedores, levando a relacionamentos mais transparentes e a redes de fornecedores mais seguras.
O processo do DSD: como funciona
Os DSDs reúnem um grande número de fornecedores em um único local digital. Os eventos giram em torno de várias rodadas de negociação paralela, com definição de preços-alvo em tempo real e otimização de cenário nos contratos, fazendo com que as ofertas vencedoras sejam selecionadas. Eles são apoiados por ferramentas de videoconferência e negociação digital, o que proporciona aos participantes transparência e insights em tempo real, estimulando a concorrência. E, como uma execução ótima costuma depender de uma preparação ótima, cinco etapas adicionais, em geral realizadas ao longo de cerca de sete semanas, provaram ser particularmente importantes para o sucesso desses eventos.
Defina a sua base de referência
Uma pré-condição para uma negociação ao vivo eficaz é uma base de referência clara, definida durante a primeira ou as duas primeiras semanas. A base de referência embasa uma série de variáveis de procurement, como priorização de itens, preço (e diferença em relação à estimativa de custo), estratégia de categoria e taxas de repetibilidade. Este último item pode ser analisado em relação à complexidade e ao impacto e ajustado de acordo com a criticidade e à semelhança. No caso de commodities que atualmente são compradas de acordo com as especificações dos fornecedores, pode ser lançada uma iniciativa de padronização de especificações, ampliando, assim, a base de referência abordável.
Fique de olho nos fornecedores
Uma das principais vantagens de um DSD é proporcionar oportunidades de negociar com o maior número possível de fornecedores que passaram por uma triagem prévia. Assim sendo, até o final da terceira semana, é necessária uma varredura completa dos fornecedores de diferentes regiões e setores para ajudar a identificar novos parceiros em potencial. Antes do evento, as avaliações de fornecedores são baseadas em fatores que incluem capacidades em termos de produtos, garantia de qualidade, certificações, saúde financeira e confiabilidade – garantindo que os fornecedores sejam capazes de cumprir o que tiver sido acordado. No caso de commodities de média complexidade, pode ser necessário um alinhamento técnico inicial para garantir que os novos fornecedores apresentem cotações pertinentes. Essa fase também pode se beneficiar de um evento de aceleração de alinhamento técnico, ou “maratona técnica”, com o objetivo de garantir o alinhamento técnico simultâneo de antigos e novos fornecedores e aumentar o senso de concorrência.
Faça a triagem dos RFQs
A triagem de RFQs pode ser organizada em dois estágios, do início da terceira semana até o final da sexta semana. O primeiro estágio consiste em emitir RFQs de itens de alta prioridade para confirmar a capacidade e a competitividade do fornecedor e deve ser seguido por uma segunda onda de RFQs referentes ao conjunto completo de itens. Eles devem ser enviados tanto aos fornecedores existentes como aos novos, sendo que os ofertantes bem-sucedidos são convidados a participar do evento DSD.
Prepare o DSD
O planejamento das negociações e a preparação da logística e da TI podem começar entre a terceira e a quarta semanas e prosseguir até o início do evento. Esse período também pode ser usado para apresentar as várias ferramentas digitais aos participantes e para definir o programa do evento.
Realize o evento DSD
O DSD em si é realizado na forma de um evento de múltiplos dias que abrange várias rodadas de negociações paralelas múltiplas em salas digitais privativas. Uma plataforma digital permite o envolvimento de um grande número de fornecedores (atuais e novos) para que participem remotamente. As videoconferências permitem reuniões de negociação individuais, conforme a necessidade. Apesar da distância física, o formato de negociação ao vivo e as classificações de fornecedores em tempo real criam um clima positivo e competitivo e incentivam os fornecedores a chegar aos preços-alvo.
Em geral, o processo permite que os compradores e gerentes de categoria façam negociações com os fornecedores por um período de três a quatro dias. Durante o processo de negociação, os compradores podem consultar as cotações dos fornecedores em uma plataforma dedicada na nuvem e usar uma ferramenta de negociação para avaliar os lances em relação aos preços-alvo e às ofertas de outros ofertantes. A ferramenta proporciona definição dinâmica de metas e cenários de contrato em tempo real (inclusive otimização da alocação por participação). As cotações dos fornecedores podem ser classificadas e atribuídas a volumes preliminares, que são então confirmados pelas equipes de sourcing.
As negociações são feitas com o apoio de um membro dedicado das equipes de engenharia e qualidade, o que garante um enfoque multifuncional em termos de abordar as negociações baseadas em fatos e de tratar completamente as preocupações dos fornecedores.
Na rodada final de negociações, as equipes podem utilizar o planejamento digital sob medida de cenários com base em parâmetros previamente definidos pelos compradores – por exemplo, com relação a prazos de entrega ou preços. Uma vez acordados os termos, os participantes monitoram as variáveis dos contratos, inclusive as divisões geográficas projetadas e a economia após as negociações. Um painel de visualização apresenta uma visão panorâmica dos contratos e dos gastos por commodity, lance, alocação e SKU.
Concluídos os leilões, o formato oferece uma oportunidade de análise e revisão, seguidas da assinatura de acordos-quadro.
As experiências de grandes indústrias mostram que os formatos de negociação ao vivo por meio digital podem proporcionar economias significativas de custo e tempo de entrega na compra de peças de alto volume e baixa complexidade, bem como ajudar a consolidar relacionamentos com fornecedores e aumentar a resiliência do supply chain. Utilizando ferramentas digitais especializadas, as empresas podem reduzir o risco do processo e otimizar o envolvimento com base em analytics em tempo real. O resultado? Empresas passando de boas a excelentes, com uma mudança radical nas negociações de procurement, maior transparência e geração de valor que impacta diretamente o resultado financeiro.
