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Controlando os custos de armazenamento

Em vez da tradicional abordagem baseada em benchmark, uma análise bottom-up pode determinar quais custos devem ser para qualquer armazém, ajudando as empresas a priorizar melhorias e investimentos.

A dolorosa verdade sobre armazenamento, qualquer que seja o setor de atividade ou o mercado geográfico, é que a maioria das empresas realmente não sabe quais deveriam ser seus verdadeiros custos. Líderes de operações sabem o quanto gastam e provavelmente sabem que precisam gastar menos. Em termos mundiais, as operações de armazenamento custam às empresas cerca de €300 bilhões por ano e essa quantia vem crescendo à medida que as cadeias de suprimentos globais e a prevalência do comércio eletrônico geram cada vez mais complexidade.

Em maio de 2019, o Bureau de Estatísticas de Trabalho dos EUA estimou que 1,2 milhão de norte americanos trabalham em depósitos e armazéns como supervisores, manuseadores de materiais ou embaladores – uma parcela já elevada da força de trabalho total e que vem crescendo rapidamente. Entretanto, se perguntarmos à maioria dos líderes de operações qual seria o mínimo custo potencial deste ou daquele depósito, eles simplesmente não sabem a resposta.

Por que não? A maioria das empresas não tem uma metodologia clara para determinar esses custos. É bem possível que tenham aberto uma licitação para terceirizar esses serviços a um provedor de logística externo. E, de fato, esta é uma boa maneira de descobrir quanto alguém cobrará de nós, mas não revela quanto efetivamente custam as atividades subjacentes. Porém, se não soubermos quais deveriam ser os custos de um depósito específico, qualquer iniciativa de melhoria que vise reduzir os gastos e aumentar a eficiência deixará a desejar. Os gerentes de operações não fazem ideia do tipo de ganhos que poderiam gerar – e muito menos onde. É como disputar uma corrida sem saber onde fica a linha de chegada.

Nossos estudos independentes ao longo da última década (que incluem análises detalhadas de mais de 1.000 depósitos em setores e regiões importantes de todo o mundo) mostram que, em muitas empresas, os custos são expressivamente maiores do que deveriam ser. Além disso, constatamos que as empresas só conseguem dimensionar com precisão esse descompasso se avaliarem os custos de armazenamento por meio de uma análise bottom-up que determine a estrutura de custos ideal para cada armazém. Esse processo permite que as empresas priorizem suas iniciativas de melhoria e obtenham ganhos potenciais de 15% a 20%.

Onde os benchmarks deixam a desejar

Em nossa experiência, geralmente há duas maneiras de uma empresa avaliar seus gastos com armazenamento em determinada área de seus processos. A primeira é uma análise top-down baseada em benchmarks do seu setor de atividade. Entretanto, benchmarks podem ser instrumentos meio cegos. Geralmente, estão disponíveis apenas em níveis elevados – por exemplo, o custo total de armazenamento como porcentagem do custo das mercadorias vendidas (ou por caso) comparado com o orçamento do ano anterior. Além disso, os benchmarks não levam em consideração ofertas exclusivas de serviços. Diferenças em portfólios de produtos, modelos de pedidos, padrões de entrega, requisitos de cadeias de suprimentos e outros atributos podem afetar significativamente os custos de armazenamento, mesmo para empresas do mesmo setor.

A segunda maneira – muito mais precisa – de analisar os custos de armazenamento é um cálculo bottom-up do tipo “cleansheet”. Um cleansheet é um modelo matemático que determina os custos reais de um depósito específico em termos de espaço, mão de obra e equipamentos. A vantagem crucial dessa abordagem é permitir que a empresa examine as três maiores alavancas de custos de um depósito e veja onde está gastando mais do que deveria (Quadro 1). O objetivo é identificar o menor custo possível de cada componente, não o custo efetivo que a empresa está pagando hoje. Ao isolar os componentes dessa maneira, a empresa tem condições de eliminar as maiores discrepâncias e áreas problemáticas.\

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Um exame mais atento dos processos e espaços

O primeiro passo é avaliar os processos – o que significa examinar mais de perto a mão de obra. A análise cleansheet examina os níveis e volumes efetivos das atividades de um depósito e determina o tempo médio de processamento – ou seja, quanto tempo deve ser gasto em cada atividade. A empresa pode então converter esse resultado em um custo, tomando por base o custo de cada fator a partir do valor médio da mão de obra de cada país para cada tipo de trabalho.

Em seguida, o cleansheet computa os espaços e equipamentos. Esses aspectos são cruciais, pois os tempos de processamento em um depósito normalmente dependem dos trajetos que os funcionários percorrem a pé ou em veículos ao longo dos corredores. Além disso, certos equipamentos determinam qual tem de ser a largura de cada corredor. Utilizando esses dois insumos, o cleansheet calcula o espaço de armazenamento necessário para lidar com o volume anual de determinados níveis de serviço. Esse tipo de análise também inclui os custos de operação (ou despesas operacionais) e os investimentos (ou despesas de capital) para configurações selecionadas de equipamentos e prateleiras.

Traduzindo insights em ação

Depois que a empresa adquire uma ideia real dos custos razoáveis de uma instalação, ela pode comparar esses dados com os custos de efetivos de armazenamento em seu setor e mercado geográfico. As áreas em que houver maior descompasso entre custos reais e custos almejados serão as prioridades das iniciativas de melhoria. Inspeções in loco dos depósitos e avaliações dos principais processos de armazenamento poderão validar as premissas do cálculo cleansheet e as áreas identificadas para melhoria.

Essas melhorias podem assumir várias formas, desde a otimização do layout do depósito até o redesenho dos processos, melhor gestão da performance e a possível instalação de sistemas de automação. Porém, vale notar que a automação pode levar a melhorias significativas, mas nem sempre é a melhor solução. Os custos de implementação podem ser elevados e certos sistemas poderão não ser flexíveis o suficiente para se adaptarem a mudanças nas condições do mercado.

Porém, independentemente das mudanças específicas que a empresa implementar, muitas vezes será possível multiplicar os ganhos aplicando as melhorias em todos os depósitos da organização. Em alguns casos, isso pode significar centenas de depósitos ao redor do mundo.

Mesmo empresas que utilizam provedores de logística terceirizados poderão se beneficiar desse tipo de análise cleansheet, que as ajudará a se prepararem para negociações contratuais em andamento e futuras. Embora os executivos da empresa possam presumir que esses fornecedores externos tenham, naturalmente, os processos mais eficientes em termos de custos, nossa pesquisa constatou que na realidade costuma haver grande variabilidade nos níveis de custos e de performance dos provedores de logística terceirizados. Por exemplo, eles geralmente trabalham com contratos de curto prazo, os quais limitam sua capacidade de realizar mudanças estruturais em um depósito. Desse modo, um resultado cleansheet neutro tem o potencial de beneficiar ambas as partes ao identificar oportunidades para melhorar ao longo do tempo a gestão da performance de depósitos do mundo inteiro.

Em termos bem simples, nenhuma empresa conseguirá melhorar a performance e os custos dos depósitos se não tiver uma compreensão clara e detalhada de quais são e onde estão os principais problemas. Análises cleansheet podem gerar transparência de custos em questão de dias e revelar oportunidades significativas de melhoria, especialmente quando combinadas com visitas in loco aos depósitos (Quadro 2).

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Quando a empresa houver decifrado quais são suas principais áreas problemáticas, o passo seguinte pode ser o desenho de um depósito digital, isto é, a criação de um “gêmeo digital” de qualquer depósito existente no qual se possa modelar o impacto de mudanças no layout e no fluxo de trabalho – antes de mover ativos físicos, realizar investimentos ou trocar de provedor de logística. Juntas, essas duas ferramentas – análise cleansheet e desenho de depósitos digitais – oferecem novas oportunidades substanciais para capturar valor em armazenamento global.

Sobre o(s) autor(es)

Jörn Herrmann é especialista sênior no escritório de Zurique da McKinsey, onde Vera Trautwein é especialista em operações; Fernando Perez é sócio no escritório de Miami e Markus Weidmann é sócio no escritório de Munique.

Os autores agradecem a Knut Alicke por suas contribuições a este artigo.